Universal-Investment – Konzeptstudie und CMS-Evaluation als Grundlage für die Erneuerung der UI-Portal-Landschaft

Finden der richtigen technologischen Basis für den nachhaltigen Erfolg.

Durchführung einer Konzeptstudie inkl. CMS-Evaluation als Grundlage für die Einführung einer leistungsstarken, flexiblen und skalierbaren Portal-Landschaft.

Die rasch voranschreitende Digitalisierung und die damit einhergehende Dynamisierung der Märkte erfordert von Unternehmen eine immer stärkere Flexibilisierung der eigenen Kommunikationswege und Prozesse. Diese Situation hat Universal-Investment früh erkannt – der Aufbau einer flexiblen und skalierbaren Portal-Landschaft soll das Unternehmen für die Zukunft rüsten.

Über eine Konzeptstudie mit anschließender CMS-Evaluation haben UI-Communications und Unterschied & Macher herausgearbeitet, welche Anforderungen eine moderne Portal-Landschaft für Kunden und Mitarbeiter erfüllen muss und welches technologische System dazu passt.

  • Sketch für Konzeptstudie für einen Kunden

Das Erfolgskriterium: mitnehmen & involvieren!

Egal ob Business Unit, IT, interne Kommunikation oder Kundenbetrieb – alle Bereiche haben individuelle Bedürfnisse und spezifische Anforderungen. Daher gilt es diese Bereiche von Anfang an einzubinden.

Über Interview-Safari, Sprintweek und Workshops wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern der UI ein präzises Anforderungsbild entwickelt. So konnten über eine Bedarfsanalyse sehr schnell erste Anforderungen in einem Prototyp umgesetzt und erfolgreich verprobt werden, um auf Basis dieser Erkenntnisse die CMS-Evaluation durchzuführen.

Zielsetzung bei der Einführung neuer Systeme oder der Prozessdigitalisierung ist immer die Mitarbeiter im Unternehmen zu unterstützen. Daher beginnt jede Systemeinführung oder Prozessdigitalisierung mit der Erhebung der Anforderungen aus deren Sicht, der Nutzersicht. Da unterschiedlichste Abteilungen und Zielgruppen im Unternehmen von dem Gesamtvorhaben profitieren und gleichzeitig die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützt werden sollten, ist die Basis für die Integration neuer Systeme eine Interview-Safari durch das ganze Unternehmen.

Wie läuft so eine Safari ab?

Das Ziel der Safari ist es, eine „Value Proposition“ für das Vorhaben zu erarbeiten, d.h.:

  • Wer sind die relevanten internen und externen Kunden und Nutzer?
  • Was sind die zentralen Probleme/Bedürfnisse/Wünsche, die abgedeckt werden müssen?
  • Was ist das Nutzenversprechen, das sich daraus ableitet?

Außerdem werden in der Safari die wichtigsten Use-Cases identifiziert, die durch das Vorhaben abgedeckt werden müssen.

Für die Durchführung werden zunächst die wichtigsten Stakeholder identifiziert – das sind sowohl interne Mitarbeiter aus allen Hierarchiestufen sowie Vertreter der relevanten Kundengruppen. Mit diesen Personen werden Interviews geführt.

Die Ergebnisse der Interviews werden konsolidiert und mit Blick auf die strategischen Ziele in konkrete Anforderungen überführt.

In nur 4 Schritten zum richtigen System.

Die CMS-Evaluation wurde in einem 4-stufigen Verfahren durchgeführt. Den Kern der Evaluation bildeten die, auf Basis der erhobenen Anforderungen entwickelten CMS-Anwendungsszenarien. Diese wurden an die CMS-Anbieter gesendet und beantwortet. Die Anbieter mit den vielversprechendsten Lösungen präsentierten ihre maßgeschneiderten Lösungen vor Ort. So wurde die UI in einem schlanken Prozess befähigt, eine zu 100% bedarfsgetriebene Entscheidung zu treffen.

Eine CMS-Evaluation besteht aus mehreren Phasen, in denen zunächst mögliche Lösungen erfasst werden und die Anzahl der in Frage kommenden Lösungen soweit reduziert wird, das am Ende idealerweise das perfekte System übrig bleibt. Im Mittelpunkt stehen immer die erhobenen Fach- und IT-Anforderungen bzw. Use Cases (vgl. Safari), auf deren Basis die am Markt verfügbaren Lösungen betrachtet und „gechallenged“ werden.

In Phase 1 wird dazu der Markt sondiert und anhand von grundsätzlichen Rahmenbedingungen, wie Anbieter-Standort, Lizenzmodell und Hosting-Option eine Longlist erzeugt (Condition-Fit).

In der 2. Phase wird ein Use-Case-basierter RFI (Request for Information) erstellt und an die Anbieter der Longlist versendet. Aus den Rückmeldungen der Hersteller wird dann die Shortlist gebildet (Use-Case-Fit).

In Phase 3 werden die Anbieter der Shortlist zur Demonstration der wichtigsten Use-Cases gebeten und damit die Grundlage für die endgültige Auswahl gelegt (Overall-Fit).

Abschluss der Evaluation – Entscheidungsfindung

Am Ende des Prozesses wird eine Entscheidungsvorlage erstellt, die aufzeigt welche Systeme in Frage kommen und welche Use-Cases von den jeweiligen Systemen optimal bedient werden. Auf dieser Basis werden die Entscheidungsträger befähigt, die Stärken und Schwächen der Systeme zu beurteilen und eine zielgerichtete Entscheidung zu treffen. So werden die optimalen Start-Voraussetzungen für ein folgendes Umsetzungsprojekt geschaffen.

Im Einklang: Menschen, Anforderungen & Methoden

Über die Kombination verschiedener Methoden im Rahmen der Bedarfsanalyse konnten die Anforderungen sehr schnell erfasst werden. Die Interview-Safari lieferte tiefe Einblicke und sorgte zugleich für eine große Awareness bei den Mitarbeitern. Diese Mitarbeiter wurden wiederum als Wissensträger in die notwendigen Prozesse involviert.

Erst durch dieses Vorgehen wurde eine sehr schnelle und gezielte Auswahl des richtigen Systems ermöglicht.

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Simon Wolfer, Business Unit Manager bei Unterschied & Macher

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Simon Wolfer

Business Unit Manager

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